В статье описывается, как правильно составить личное дело сотрудника для последующего хранения в архиве. Рассматриваются все основные составляющие личного дела и даются рекомендации по их заполнению.
Личное дело – это документ, содержащий все важные сведения о сотруднике, его карьерном росте, профессиональных достижениях и личных качествах. Оно имеет большое значение для последующей работы сотрудника, а его правильное оформление поможет избежать возможных проблем при архивировании.
В личном деле должны содержаться следующие сведения:
— ФИО, дата рождения, место работы, должность.
— Копия трудового договора с приложениями.
— Копия личного листка по учету кадров.
— Сведения о прохождении обучения и повышении квалификации.
— Документы о наградах и почетных званиях.
— Сведения о наличии дополнительных квалификаций и сертификатов.
— Документы, связанные с профессиональной деятельностью сотрудника.
Документы должны быть оформлены аккуратно, с одинаковыми полями и шрифтом. Каждый документ следует подписывать сотрудником и руководителем организации. Для удобства работы с личным делом можно создать индекс, который позволит быстрее находить нужные документы.
Важно следить за актуальностью информации в личном деле. Если у сотрудника произошли изменения, связанные с трудовой деятельностью, нужно своевременно их занести в личное дело.
Наконец, необходимо правильно оформить переход личного дела в архив. Во избежание недоразумений и проблем следует составить приказ о передаче личного дела в архив с учетом всех документов и основных сведений.
В итоге, правильно составленное и актуализированное личное дело сотрудника является важным инструментом для работы с персоналом. Внимательное отношение к его созданию и обновлению поможет избежать возможных неприятностей.