Совещания – это не только жизненно необходимый инструмент для принятия важных решений, но и сфера, где легко запутаться в множестве информации, которую надо обсудить. Однако, можно избежать этой ситуации, если задавать правильные вопросы. Именно на этом этапе формулируется задача, собирается информация и принимаются решения.
1. Планируйте вопросы заранее. На этапе подготовки к совещанию убедитесь, что Вы задумались о том, какие вопросы Вы хотели бы обсудить. Это поможет Вам сформулировать грамотно вопросы, уберечь от затяжных дебатов и сделать ориентир для всех участников.
2. Подготовьте план вопросов. Сформулированные вопросы сгруппируйте в логически связанные блоки и изложите в порядке, который поможет участникам быстрее ориентироваться. Этот план можно дополнять непосредственно на совещании в зависимости от обсуждаемых тем.
3. Дайте четкую формулировку вопроса. Выявляя на совещании проблему, стараться формулировать ее максимально конкретно. Необходимо убрать лишнее, обозначить точно, что является основной темой обсуждения, а также обратить внимание на то, что было уже рассмотрено, чтобы избежать повторения. Задавая вопрос на совещании, не стесняйтесь прибегать к специализированным терминам, важно использовать профессиональную терминологию.
4. Задавайте открытые вопросы. Вопросы должны задаваться так, чтобы они не предполагали однозначный ответ. Открытый вопрос даст возможность каждому участнику высказать свое мнение, заявить факты и задать дополнительные вопросы. Именно это и поможет рассмотреть проблему с разных сторон и найти наиболее оптимальное решение.
5. Используйте примеры. Использование примеров демонстрирует понимание вопроса и облегчает понимание собеседником. Примеры строятся на опыте, и, как правило, реальный опыт людей всегда интересен и полезен для принятия решения.
Задавая вопросы правильно, можно добиться максимально эффективного результата на совещании, избежать излишних дебатов и споров, получить качественный ответ на свой вопрос. И наоборот: необдуманные вопросы могут привести к дискредитации автора в глазах коллег. Помните, что способности задавать хорошие вопросы можно улучшать постоянно и иметь в них практику.